W przyszłości obowiązkiem stosowania e-Faktur objęci zostaną jedynie podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce. Oznacza to, że dla pozostałych podatników pozostaną w mocy dotychczasowe zasady w zakresie wystawiania i przesyłania faktur. Transakcje, które nie muszą zostać udokumentowane fakturami spełniającymi wymogi wskazane ustawie o VAT takie jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy import usług, nie będą objęte projektowanym rozwiązaniem. Jednakże podatnicy zobowiązani będą do przekazywania do KSeF określonych informacji w zakresie takich transakcji. Zgoda na powszechne stosowanie w Polsce faktur ustrukturyzowanych ma obowiązywać od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2026 r.
- Krajowy System e-Faktur (e-faktura) to kolejny etap wdrażania innowacyjnych e-usług administracji, ułatwiających rozliczenia między firmami i zapewniających im bezpieczeństwo rozliczeń.
- Takie działania są kluczowe dla jeszcze szybszej i efektywniejszej identyfikacji oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT. Już od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF na zasadach dobrowolnych.
- Dzięki uzyskaniu zgody Komisji Europejskiej, po oczekiwanej akceptacji przez Radę UE (co powinno nastąpić w ciągu kilku tygodni), Ministerstwo Finansów wdroży powszechne fakturowanie elektroniczne w Polsce dając biznesowi odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.
System KSeF oznacza zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur. Faktury ustrukturyzowane są sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.
Uzyskanie dostępu do KSeF i wystawiania faktur ustrukturyzowanych odbywa się po uwierzytelnieniu podmiotów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Podpisu Zaufanego – bezpośrednio w KSeF. Zapewnia to bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi nie posiadający pieczęci kwalifikowanej mogą uzyskać dostęp do KSeF poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W ten sposób wyznaczana jest osoba fizyczna, która będzie zarządzać uprawnieniami elektronicznie w systemie. Formularz jest dostępny na stronie www.podatki.gov.pl
Szczegóły dotyczące KSeF wraz z odpowiedziami na najczęściej pojawiające się pytania przedsiębiorców są dostępne na stronie www.podatki.gov.pl/ksef/
Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych.