Wirtualne kasy fiskalne to kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Nie są na razie obowiązkowe, są alternatywą. Będzie mogła je stosować branża transportowa oraz branże, które najwcześniej były objęte obowiązkiem posiadania kas on-line (pierwotnie od 1 lipca 2020 r., termin przesunięty na 1 stycznia 2021), m.in. gastronomia i hotelarstwo.
Na ewentualne nieprawidłowości administracja skarbowa będzie mogła reagować praktycznie w czasie rzeczywistym.
W przypadku rejestracji sprzedaży, na kasie wirtualnej generowany będzie paragon opatrzony unikalnym identyfikatorem, wyliczanym w oparciu o zaawansowane metody kryptograficzne. Jakakolwiek manipulacja przy paragonach spowoduje przerwanie łańcucha dokumentów, co zostanie natychmiast wykryte po stronie fiskusa w oparciu o algorytmy sztucznej inteligencji.
Jednocześnie kasa wirtualna będzie przekazywać wszystkie wygenerowane dokumenty fiskalne co jedną minutę. To także ogranicza możliwość dokonania niezauważonej manipulacji. W sytuacji awarii czy braku dostępu do internetu będzie można prowadzić sprzedaż w trybie off-line, ale nie dłużej niż 15 minut. Po tym czasie kasa straci możliwość rejestrowania sprzedaży, aż do czasu ponownego zalogowania do sieci.
W razie wykrycia nieprawidłowości administracja skarbowa będzie też mogła centralnie sterować każdą kasą wirtualną, określić częstość raportowania albo czas, w którym kasa może pracować w trybie off-line.
Nie będzie można “sklonować” i prowadzić “na boku” sprzedaż poprzez kasę, która nie będzie podłączona do systemu ministerstwa. Innym rozwiązaniem zwiększającym bezpieczeństwo kas wirtualnych mają być tzw. tokeny.
Rozwiązanie jest dokładnie w duchu omawianej w Klubie Dyrektorów Finansowych “Dialog” w programie Cyfrowy Fiskus strategii fiskusa, zorientowanej na bieżące online analizowanie danych podatników i zapobieganie nieprawidłowościom, zamiast ich kontroli po dłuższym czasie.