Ryzyka nieprawidłowego raportowania

Firmy, ich właściciele, menedżerowie i pracownicy domyślają się wielkiej wartości posiadanych danych, czasem umieją wykorzystać je do ulepszenia procesów lub jako zasób do nowych produktów czy usług, ale jeszcze ciągle analityka danych jest na niskim poziomie w przedsiębiorstwach w Polsce. A już prawdziwym dramatem jest brak świadomości, jak wysokie są ryzyka wynikającego z nieprawidłowego raportowania, raportowania na podstawie błędnych czy niewłaściwych danych czy błędnej interpretacji przesyłanych danych, szczególnie przez osoby spoza firmy, np. organy kontrolne.

Im dane i analityka staje się ważniejsza dla biznesu i dla relacji z podmiotami zewnętrznymi, tym te ryzyka są poważniejsze i bardziej prawdopodobne. O ile wielkie firmy wiele w tym zakresie zrobiły, o tyle mniejsze i średnie podmioty mają problem z analizą danych, który najczęściej wynika z bałaganu w tzw. danych podstawowych.  Konsekwencją może być i mniejsza konkurencyjność w stosunku do podmiotów, które umieją analizować i wykorzystywać dane, i perturbacje w relacjach z fiskusem, który dzięki posiadanym bardzo zaawansowanym narzędziom analityczny szybko wychwyci nieścisłości w raportowanych danych, choć nie mieliśmy woli wprowadzać nikogo w błąd.

Źródło problemów

Dane podstawowe (często mylone z danymi referencyjnymi) są w kartotekach klientów, produktów, pracowników, materiałów, usług, rachunków bankowych.  Podstawowe wady tego zbioru danych i w konsekwencji raportowania to:

  • Niekompletności danych,
  • brak wskaźników i miar oceny danych.
  • Stosowania różnych wzorów i struktur danych.
  • Zbyt rzadki lub niepełne aktualizacje.
  • Opóźnienia lub brak raportowania.
  • Brak lub nieumiejętność prezentacji.
  • Błędna analiza czy zrozumienie danych.
  • Rozproszenie danych między różnymi systemami informatycznymi i miejscach generowania, przetwarzania i przechowywania oraz wykorzystywania jak i różnych technologii informatycznych wykorzystywanych do tego. Dane w nich często nie są ze sobą zgodne. Są różnie interpretowane przez różne systemy i osoby.

Wartość zarządzania danymi, szczególnie danymi podstawowymi w przy podejmowaniu decyzji biznesowych jest niedoceniana, gdy właściciele lub menedżerowie firmy zadowalają się dostępem do tzw. grubych liczb, a rynek i konkurencja lub organy kontrolne nie zmuszają ich do wnikania w szczegóły. Jednak czas skuteczności takiego prowadzenia biznesu już się kończy i świadome tego firmy zwracają uwagę na zarządzanie danymi, wdrażają systemy i procesy zarzadzania danymi, wdrażają i uruchamiają platformy zarządzania zbiorami danych ( Master Data Management – MDM). Te, które chcą wykorzystać wartość płynącą z danych, wdrażają systemy analityki biznesowej (Business Intelligence- BI) by zmaksymalizować wartość biznesową tkwiącą w danych.

Od danych do wiedzy i decyzji

W procesie przekształcania danych w ważne informacje może być wykorzystana technologia, która ułatwia analizę i wyciąganie wniosków oraz podejmowanie decyzji w celu zwiększenia efektywności działania firm czy ograniczania ryzyk. W procesach wykorzystuje się zarządzanie danymi podstawowymi w formie analitycznej dla ich ujednolicenia i uporządkowania oraz zabezpieczenia przez sfałszowaniem czy wypaczeniem oraz różnego rodzaju błędami.

Dla właściwego wykorzystania danych kluczowa jest integracja danych, usprawnienie procesów zarządzania danymi, analizy danych i wizualizacji analizy biznesowej. Ważna z punktu widzenia decydentów jest łatwość budowania systemów raportowania biznesowego na bieżąco.

Wysoka wartość danych pojawia się wtedy, gdy pomaga zrozumieć, co się wydarzyło, co się dzieje, zidentyfikować przyczyny i skutki, każdej operacji i zdarzenia gospodarczego w celu umożliwienia optymalizacji procesów biznesowych.

Aby proces wizualizacji danych był wartościowy powinien:

  • umożliwiać przeglądanie danych od danych ogólnych do szczegółowych i na odwrót w różnych przekrojach
  • pokazywać dane historyczne w porównaniu z bieżącymi oraz pozwalać na monitorowanie danych na bieżąco
  • analiza danych i prezentacja wyników powinna być dostosowana do odbiorcy.
  • Kluczowa jest odpowiednia konstrukcja systemu zbierania, przetwarzania, analizy i raportowania danych jest kluczowa.

Podstawowy raport, spełniający wymagania dotyczące raportowania danych, powinien dotyczyć danych potrzebnych głównie kluczowym pracownikom i kierownictwu tzw. pierwszej linii zarządzania. Dane i informacje w nim zawarte, oparte o wystandaryzowane mierniki monitorowane w kluczowych procesach biznesowych,  powinny pomóc tym osobom w zrozumieniu konkretnych zdarzeń i sytuacji w pracy oraz realizacji zadań, za które są odpowiedzialne na co dzień. Na przykład pokazywać:

– jaki jest poziom wykonania zadań,

– jaki jest postęp w ostatnim tygodniu lub miesiącu,

– jakie jest obciążenie i wykorzystanie zasobów,

– jaki jest stopień realizacji celów i prawdopodobieństwo realizacji,

– poziomy i zaawansowanie realizacji planów (celów biznesowych), budżetów i kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators – KPI) oraz jaki są odchylania od nich.

Taki sposób prezentacji danych – czy to finansowych czy niefinansowych – wspiera osiąganie przez pracowników i firmę jej celów operacyjnych i strategicznych.

Raportowanie powinno być oparte o tzw. pulpity. Są to rodzaje graficznego przedstawienia kluczowych informacji pozwalające na szybki przegląd kluczowych wskaźników oraz danych istotnych dla danej osoby i procesu biznesowego.

Pulpit zarządzania

Kluczowe wskaźniki są głównymi elementami pulpitów. Różnią się one dla osób i kierownictwa różnych działów i różnych firm, ale zasady ich tworzenia i prezentacji danych powinny być ujednolicone. Na przykład, w przypadku e-commerce kluczowym dla działu sprzedaży może być wskaźnik wielkości sprzedaży i kwota zysku, a dla działu marketingu ruch, ilość nowych użytkowników czy współczynnik konwersji użytkownika serwisu na klienta. Dla działów compliance  – tj. zapewnienia zgodności działania z prawem w celu minimalizacji ryzyka zapobiegania stratom lub utracie reputacji – poza KPI kluczowe będą raporty z analizy map ryzyk i wskaźników ryzyk (key risk indicators – KRI).

Raporty zarządcze wymagają zrozumienia biznesu. Podczas ich budowania i planowania należy ustalić model biznesowy i raportowy oraz przeprowadzić analizę komunikacji pracowników z kierownictwem. Analiza ta pozwoli odpowiedzieć na pytanie, czy projektowany system raportowy i pulpity spełnią potrzeby wyjaśnienia przyczyn i skutków każdego zdarzenia w danym procesie i czy pomogą podjąć decyzję, a także przewidzieć wynik podjętych działań. Pomocni będą tu analitycy biznesowi.

Raportowanie analityczne jest ważną częścią procesu przekształcania danych w informacje, ponieważ jest podstawą optymalizacji działań i procesów. Bezpośrednio wpływa na efektywność firmy. Raporty są niezbędne do codziennej pracy.

Zagadnienia związane z zarządzaniem danymi, ich analizą i raportowanie podejmujemy w programach Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”  www.kdfdialog.org.pl : w programie Digital Finance Excellence www.dfe.org.pl  z punktu widzenia rozwoju biznesu, a w programie Cyfrowy Fiskus www.cyfrowyfiskus.pl z punktu widzenia bezpiecznych relacji z fikusem.

Bartosz Radziszewski, autor programu Digital Finance Excellence, dyrektor zarządzający Business Dialog,  również pracą Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”.