Nowe regulacje – kulą u nogi biznesu czy szansą na uczciwy rynek? Po spotkaniu w Łodzi

W tym roku pierwsze spotkanie w Klubie Dyrektorów Finansowych „Dialog”  http://www.kdfdialog.org.pl odbyło się w Łodzi. Od razu weszliśmy w najmocniejszy dla 2020 roku temat wśród dyrektorów finansowych, ale też właścicieli i członków zarządów: spotkanie poświęcone było Cyfrowemu Fiskusowi, nowym regulacjom, a zwłaszcza ryzykom finansowym wiążącym się z nowym modelem kontrolowania i karania podatników nie tylko za niewłaściwe wyliczanie podatków, ale też błędy w formach raportowania i regułach działania.

Naszą rozmowę wspierał swoją wiedzą Paweł Sawicki, partner w Kancelarii NGL Legal https://www.ngllegal.com/pl/ , specjalizujący się w prawie karnym dla biznesu, pomagający firmom i menedżerom w radzeniu sobie z ryzykiem odpowiedzialności karnej.

Przypomnijmy, jakie dane zbiera fiskus elektronicznie:

  1. dane ogólne: sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe, JPK, dane dotyczące cen transferowych, itp.
  2. dane dotyczące obrotu i przewozu towarowego: Intrastat, e-SAD; SENT, EMCS; VAT UE, e-paragony, rejestry innych ministerstw i organów (URE; odpady, etc.) itp.
  3. dane dotyczące środków majątkowych i transakcji: rejestry UBO; sprawozdawczość NBP; STIR; biała lista podatników, MDR, itp.

Niebawem należy się spodziewać nowelizacji ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych z jej bardzo restrykcyjnymi przepisami. Spore trudności sprawiają przepisy dotyczące AML, czyli regulujące kwestię zapobiegania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, która nakazuje m.in. sprawdzanie beneficjentów rzeczywistych.

Skutkiem naruszenia obowiązków raportowych są finansowe sankcje administracyjne. Rozwiązania IT wprowadzone dla śledzenia zobowiązań podatkowych same przewidują sankcje za brak ich przestrzegania. Ryzyka są więc dwojakie: dzięki rozwiązaniom IT fiskus szybciej kontroluje zobowiązania podatkowe, ale i stworzył cały obszar regulacji zagrożony meta-podatkami w postaci tych sankcji. Kolejnym źródłem ryzyka są przepisy karne i KKS karzące za brak przestrzegania zasad elektronicznego raportowania. Dodatkowo praktyka organów ścigania wskazuje na rosnącą tendencję do stosowania przepisów KKS w zbiegu z przepisami Kodeksu karnego, co zwykle powoduje zwiększenie zagrożenia w dolnym i górnym przedziale kar.

Przedsiębiorstwa otrzymały więc w krótkim czasie potężną dawkę przepisów do wdrożenia i stosowania oraz ryzyk do ogarnięcia. Rozmawialiśmy o tym, jak taka sytuacja jest odbierana przez właścicieli i zarządy. Dominowała opinia przychylna samej intencji prawodawcy eliminacji oszustów, cywilizowania rynku i wyrównania warunków konkurowania, ale negatywnie oceniono liczbę i szybkość wprowadzania regulacji oraz brak wsparcia państwa w ich wdrożeniu w firmach.

Paweł Sawicki od razu na początku spotkania podkreślił, że sam strach przed sankcjami ani też administracyjny wymóg wprowadzenia właściwych praktyk w firmach nie spowoduje, że one będą rzeczywiście wdrożone i będą działać. Trzeba dostrzec w tych regulacjach szansę biznesową i implementować je właśnie z taką intencją: pomogą nam w biznesie.

Jest to bardzo trudne mentalnie, bo wszelkie nowe przepisy czy zmiany przepisów są postrzegane jako utrudnienie i koszt, a także przerzucanie na podatnika obowiązków państwa, np. wykrywania nierzetelnych podmiotów. I faktycznie tak jest. Firmy się z tym wszystkim borykają i trudno jest im przestawić się na myślenie o tych regulacjach jako szansach biznesowych. A jednak wielu przedsiębiorców dostrzega w tym szansę uporządkowania tych sfer biznesu – własnego i kontrahentów – w których dotąd były praktyki co najmniej dwuznaczne (np. działania handlowców czy praktyki firm outsourcingowych), a także wyeliminowania nieuczciwych firm, zmniejszających szanse konkurencyjne firm uczciwych.

Chodzi też o wdrożenie wewnętrznych praktyk, np. związanych z porządkowaniem danych, które raportujemy. Te same dane, które raportujemy fiskusowi, mogą – odpowiednio przetworzone – dać wartościową wiedzę zarządom firm. Na spotkaniu w Łodzi jednak nie skupialiśmy się na tym obszarze.

Dotychczas firmy w Polsce były konkurencyjne nie tylko ze względu na niższe wynagrodzenia, ale też brak kosztownej biurokracji oraz sztywnych reguł. Często wygrywał na rynku ten, kto potrafił stosować nieuczciwe praktyki, kto wykorzystywał ludzi, potrafił nagiąć się w niejasnych sytuacjach. Dzisiaj trzeba ten model zmienić, to znaczy znaleźć przychody właśnie z tego powodu, że prowadzi się biznes uczciwie i zgodnie z regułami, a także dodać taką wielką wartość do swoich produktów i usług, która pokryje z nadwyżką przychody utracone z powodu porzucenia działań pokrętnych.

Oczywiście, w dalszym ciągu są możliwości do trudno wykrywalnych, a korzystnych działań na rynku, z pogranicza prawa i uczciwości. Tak więc jest to decyzja przedsiębiorcy czy zarządu – jak chce działać. Na naszym spotkaniu padło kilka wypowiedzi świadczących o tym, że latami dochodzi się do takiej dojrzałości, w której oczywiste jest, że skupienie się na rozwoju, zamiast na „sposobach” daje znacznie lepsze efekty biznesowe. Czy ci, którzy dzisiaj postanowią, że warto przestawić się na myślenie prorozwojowe – zamiast „okazjami” i naciąganiem prawa – mają ten czas? Czy raczej nie zdążą i wypadną z rynku?

Sporo czasu poświęciliśmy na omawianie przykładowych sytuacji, np. motywowania handlowców do uzyskiwania nadzwyczajnych wyników. Gdzie są i jak powinny być zapisane granice motywowania handlowca, aby się ułożył z klientem? Różnie nazywane fundusze, faktycznie przeznaczane na łapówki, nie były i nie są rzadkością, podobnie jak przymykanie oka przez zarządy, które przecież muszą wiedzieć, jak czasem wyniki są osiągane. Powinna być także opisana i znana pracownikom polityka prezentowa. Jest sfera wartości – pracownicy będą tak postępować jak właściciel czy zarząd – i jest sfera dokumentacji, która może mieć dowolną formę, ale w razie czego trzeba mieć dowody, że pracownik był poinformowany.

Kwestia zapisywania w umowach, np. deklaracji o praktykach antykorupcyjnych, wzbudziła sprzeciw części uczestników. Po to mamy kodeksy, ustawy i przepisy, aby ich nie przepisywać w umowach, lecz ewentualnie się odwoływać do tych źródeł prawa. Powtarzanie w umowach niektórych zapisów z ustaw może powodować podejrzliwość czy czasem coś pod spodem nie jest ukrywane.

Kto powinien być w firmie odpowiedzialny za compliance, czyli zgodność z prawem i etyką? Paweł Sawicki podkreślał, że może to być zewnętrzny podmiot czy osoba (np. abonament na takie usługi), ale może też być pracownik, z tym że nie powinna to być ta sama osoba, która odpowiada za audyt wewnętrzny. Compliance manager buduje etyczne środowisko i reguły poprawności, audytor sprawdza, czy to działa.

Menedżer compliance powinien odpowiadać przed zarządem. Może być prawnikiem, ale nie musi. Powinien znać biznes i dobrze komunikować się z ludźmi z biznesu, często bowiem pojawia się zarzut, że przestrzeganie reguł „zabija” interesy (np. gdy nie zarejestruje się nowego klienta, bo nie przeszedł jeszcze wszystkich procedur), więc musi umieć obronić reguły, ale też wiedzieć co jest konieczne, a co nadmierne.

Paweł Sawicki sugerował, aby w firmie stworzyć mapę ryzyk związanych z relacjami z fiskusem i innymi organami administracji i skupić się na ograniczaniu najważniejszych zagrożeń, a inne nawet pomijać – jeśli w wyniku analizy uznamy je za nieistotne. Nastawienie „jakoś to będzie” czy „a widziałeś aby ktoś zapłacić taką karę” ma coraz mniejszą rację bytu, bo fiskus ma narzędzia techniczne – może jeszcze niedoskonałe, ale dobrze zaprojektowane – aby zobaczyć co robimy niezgodnie z jego wolą.

Na kolejne spotkanie na ten sam temat zapraszamy do Rzeszowa 12.02, więcej informacji i możliwość rejestracji  https://evenea.pl/event/cf-rzeszow-12022020/

______________________________________________

Członkowie Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” mogą otrzymać od Pawła Sawickiego bezpłatną konsultację w zakresie identyfikacji obszarów compliance wymagających uwagi w danej firmie. Jest to tzw. „Diagnoza compliance” – czyli określenie istniejącego stanu compliance w firmie vs. stan niezbędny/pożądany/minimalny, określenie w jakiej perspektywie czasowej rekomendowane byłyby konkretne działania w celu rozpoczęcia wdrażania rozwiązań compliance lub usprawnienia czy uzupełnienia istniejących rozwiązań. Zainteresowanych prosimy o kontakt iwona_bartczak@businessdialog.pl