Wielkimi krokami zbliża się rewolucja we wszystkim, co związane jest z obiegiem faktur w gospodarce. Zarówno w wersji makro, jak i mikro. Pomijając kwestie i cechy fiskalne, wprowadzenie obowiązku stosowania e-faktur, pomimo docelowego uproszczenia, niesie ze sobą wiele ryzyk organizacyjnych i zmian wewnątrz firm.
W sondażu Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” , przeprowadzonym w drugim tygodniu października 2021 r, 40% dyrektorów powiedziało, że nie będzie wdrażać w przejściowym – nieobowiązkowym – okresie ze względu na wielość zmian, których wymaga oraz ich koszt i nakład pracy.
Z doświadczenia pracy nad automatyzacją obiegu faktur w firmach, wiemy, że wymuszone przez pandemię przekierowanie ciężaru z formy papierowej do elektronicznej wywołało wiele trudności. I oczywiście, w wielu przypadkach e-faktura oznaczała skan papierowej faktury w pdf, ale po ekstrakcji odpowiednich indeksów, mieliśmy do czynienia ze zbiorem metadanych. I tu zaczynały się schody.
Wiele firm nie jest dzisiaj przygotowanych organizacyjnie, technicznie i mentalnie na automatyczne wczytywanie danych do systemów księgowych. To wynika bowiem ze skomplikowania procesu obiegu faktur i przyzwyczajenia służb księgowych do potrzeby „ręcznej” kontroli dokumentu.
Generalnie proces obiegu faktur składa się z następujących elementów:
Dlaczego, szczególnie na początku zmian, uproszczenie i ujednolicenie systemu wystawianie i przesyłania faktur, to duże wyzwanie organizacyjne? Przede wszystkim dlatego, iż pobieranie danych z e-faktur musi się wpisać logicznie w system obiegu faktur i procesy firmy. W jej kulturę organizacyjną w tym aspekcie. Wszystko po to, aby zmiana okazała się jak najmniej bolesna i spowodowała minimum trudności, takich jak opóźnienia w księgowaniach, rozliczeniach i płatnościach. Sama modyfikacja systemu księgowego, aby wczytywał e-faktury może nie wystarczyć.
Zatem pojawia się szansa przygotować się do zmiany na e-fakturę. Spojrzeć z zewnątrz na proces obiegu faktur i wprowadzić optymalną wersję: bezpieczną, szybką, zgodną z potrzebami firmy.
OCR do innych dokumentów
I kolejny aspekt. Czy e-faktura to koniec OCR? Wygląda raczej, że nie. Zmieni się natomiast przedmiot usługi OCR. Do tej pory digitalizacja faktury to był główny cel zainteresowania i firmy nie czuły potrzeby wykorzystania OCR w innych (poza finansami) obszarach. W tych miejscach (produkcja, kontrola jakości, logistyka) nadal króluje dokument papierowy, z którego informacje są pozyskiwane ręcznie, a dzisiejsze mechanizmy ekstrakcji informacji i ich wykorzystywania w powiązaniu z innymi danymi są bardzo duże i uzyskane oszczędności wymierne.
Tomasz Pieniążek, menedżer Archivio, partnera Klubu Dyrektorów Finansowych “Dialog”.