Centralne repozytorium faktur – doświadczenia w innych krajach europejskich

W tym artykule Centralne repozytorium faktur jako kolejny krok cyfryzacji rozliczeń z fiskusem opisaliśmy jak prawdopodobnie w Polsce będzie funkcjonował Krajowego System e-Faktur. Poniżej przedstawiamy przykłady europejskich rozwiązań.

 

Komisja Europejska już w 2010 roku zaleciła centralny rejestr faktur w „Zielonej Księdze VAT” jako rozwiązanie, które należałoby przyjąć we wszystkich krajach członkowskich. Dotychczas centralny rejestr faktur został wdrożony w ramach Unii Europejskiej m in. W Portugalii, Hiszpanii i Włoszech. W Polsce wdrożenie centralnego repozytorium faktur jest planowane od 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne. Natomiast od 2023 roku zostało zapowiedziane wdrożenie tego dodatkowego obowiązku sprawozdawczego jako rozwiązania obligatoryjnego.

 

Doświadczenia z centralnym rejestrem faktur w innych krajach europejskich

 

Portugalia

 

Jako pierwszy kraj w 2013 roku centralny rejestr faktur wprowadziła Portugalia. W tym kraju określone grupy podatników są zobowiązane do przesyłania elektronicznych kopii faktur w czasie rzeczywistym na specjalnie przeznaczone do tego celu serwery administracji podatkowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu portugalski fiskus może na bieżąco wykrywać nieprawidłowości i monitorować tzw. znikających płatników. Fakturowanie odbywa się jedynie za pomocą certyfikowanego oprogramowania, gdzie każda faktura jest opatrzona specjalnym kodem.

 

Hiszpania

 

Natomiast w Hiszpanii wprowadzono centralną bazę faktur w 2017 roku. Przedsiębiorstwa wystawiające i otrzymujące faktury mają obowiązek zarejestrowania danej faktury w ciągu 4 dni roboczych od daty ich wystawienia. Podatnicy są zobowiązani do wpisania opisu transakcji oraz terminu płatności, a także, w przypadku faktur zakupowych, wskazania wysokości podatku VAT.

Do wystawiania e-faktur są zobowiązani podatnicy mający obroty wyższe niż 6 mln euro oraz Ci, którzy ubiegają się o miesięczny zwrot podatku VAT, jak również grupy podatkowe.

Podatnicy przekazują do Urzędu Skarbowego co 4 dni robocze dane z faktur zakupu i sprzedaży. Faktury wystawiane są tak jak w przeszłości, a więc jest to wyłącznie komunikat do Urzędu Skarbowego o transakcjach podatników. Niektórzy podatnicy powinni zgłaszać również inne transakcje, takie jak płatność gotówką lub inwestycje.

Jedyną korzyścią dla podatnika  jest posiadanie projektu zwrotu VAT na stronie Urzędu Skarbowego i uniknięcie składania rocznego podsumowania VAT (formularz 390). Natomiast organy podatkowe mogą w łatwiejszy sposób wykrywać nadużycia podatkowe.

 

Włochy

 

Podobne rozwiązanie zostało wprowadzone we Włoszech w 2017. Początkowo było ono dobrowolne, natomiast w 2019 roku stało się obowiązkowe dla wszystkich podatników z wyjątkiem drobnych podmiotów gospodarczych objętych systemem specjalnych przywilejów lub systemem ryczałtowym oraz dla drobnych producentów rolnych.

Faktura elektroniczna jest wystawiana w określonym formacie html (zdefiniowanym przez Administrację Podatkową). E-faktura może być wystawiona przez oprogramowanie podatnika (jeśli jest to możliwe) lub za pomocą konkretnego oprogramowania (systemu Urzędu Skarbowego). E-faktura jest następnie wysyłana do odbiorcy za pośrednictwem SDI (system wymiany zarządzany przez włoski urząd skarbowy). Po automatycznych kontrolach technicznych SDI wysyła dokument do podmiotu, do którego jest adresowany. Urząd skarbowy świadczy bezpłatną usługę elektronicznego przechowywania danych.

Faktury papierowe obecnie zostały prawie całkowicie zastąpione e-fakturami. Podatnicy mogą wystawić papierową fakturę tylko jeśli odbiorcą jest zagraniczny kontrahent.

Korzyści z wprowadzenia Centralnego Rejestru Faktur dla podatnika:

  • eliminacja zużycia papieru, przy jednoczesnej oszczędności kosztów wypełniania i przechowywania dokumentów, ponieważ możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej;
  • w niektórych przypadkach możliwość zaprzestania prowadzenia rejestrów VAT.

Centralnego Rejestru Faktur umożliwia organom podatkowym łatwiejsze monitorowanie niezapłaconych podatków VAT.

Barbara Jędrzejek, Biegły rewident, Partner UHY ECA. UHY ECA  jest partnerem Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” w programie Cyfrowy Fisku